Mötet som skulle kunna vara ett e-mail

I det här inlägget kommer jag prata om varför de här mötena är som en dålig dejt – det känns bra när det börjar, men slutar med att du undrar vad du egentligen gjorde där. Och viktigast av allt: Hur vi kan få vårt arbetsliv att bli effektivare genom att faktiskt förstå när det är dags att skippa ”mötestangon” och skicka det där e-mailet. För i slutändan: Det här hade utan tvekan kunnat vara ett e-mail.

Vi har alla varit där – vi slår oss ner framför skärmen, öppnar Teams eller Zoom och stirrar på en skepnad av en PowerPoint som förlorat sitt syfte någonstans mellan rubrikerna. Mötet börjar, vi rullar ögonen när någon säger ”bara för att vi är överens om det här, men det är bra att vi går igenom det tillsammans ändå”, och innerst inne skriker vi:  Det här hade utan tvekan kunnat vara ett e-mail. Det är den där timmen av vårt liv som försvinner in i det odefinierbara möteslimbo. Alla vet att ingen egentligen säger något nytt, ändå sitter vi där och ”diskuterar” för att bekräfta det vi redan vet. Vi lyssnar på chefen (eller den där kollegan) som säger saker som ”Jag tror vi är på samma sida här, men jag vill bara lägga till en liten detalj” och sedan, när vi tror att vi äntligen ska avsluta, kommer den där magiska meningen: ”Så vi tar det här i nästa möte.”

Låt oss prata om den särskilda sortens möten där vi inte pratar om jobbet vi egentligen ska göra (eller är där för), utan om själva mötet. “Hur tycker ni vi ska strukturera nästa möte?” eller ännu bättre, “Det kanske är dags att sätta upp ett förmöte för att planera vårt nästa möte.” Ja, du hörde rätt. Möten om möten. Och låt oss inte glömma de epokgörande diskussionerna om möteskultur där vi gör en stor grej av att prata om hur vi ska ha möten utan att faktiskt hålla ett enda möte. (Spoiler: ingen förändring sker.)

Och så får vi inte glömma de där magiska planeringsmötena. Prata om nuet? oh nej, det skulle vara för enkelt. Nu ska vi planera framtiden. Vi pratar om kommande kvartal, om arbetsbelastning som vi fortfarande inte har tagit tag i och såklart, hur vi ska sätta upp möten för att diskutera de saker vi inte kommer hinna diskutera på detta möte. Vi drar upp fina grafiska diagram med deadlines vi aldrig kommer att hålla. Och hela tiden är vi där, i ett rum fyllt med människor som alla har den där oroliga känslan av att ”vi borde ha hållit det här mötet för tre månader sen.”. Mitt i allt detta finns en underliggande känsla av att vi aldrig egentligen kommer till skott – vi diskuterar framtida möten och ”nästa stora grej” tills vi blir för gamla för att ens minnas vad vi skulle ha gjort i första hand.

För att inte tala om klientmötet. Vi har alla varit där – ett klientmöte där vi sitter och slösar bort en timme på att diskutera saker vi egentligen redan vet, bara för att mötet ska ta en timme. Och där sitter både socialsekreteraren och klienten, stirrande på klockan och funderande på vad vi egentligen gör här. För vi vet ju alla att ingen av oss egentligen bryr sig om den där detaljen i årskurs åttas läroplan eller den ekonomiska situationen i ”långtbortistan”. Klienten vill egentligen bara ha en lösning, och socialsekreteraren har sannolikt tio andra ärenden som kräver uppmärksamhet men här sitter vi och pratar om saker vi ändå inte kan påverka.

Det är som att vara på en dejt där ni båda känner att ni borde vara någon annanstans, men ingen vill vara den som säger det. Vi går runt i cirklar, pratar om allt möjligt för att fylla upp tiden, när egentligen både vi och klienten vet att det skulle räcka med ett snabbt samtal och några konkreta åtgärder. Om vi kan lösa problemet på 20 minuter, varför inte bara göra det? Så, nästa gång du sätter upp ett möte, tänk på att kvaliteten inte sitter i längden på mötet – det sitter i hur snabbt och effektivt du kan få saker gjort. Om vi alla håller oss till den regeln (Snabbt, effektivt och korrekt), kanske vi till och med hinner med en paus mellan mötena. Vem vet?

När jag får frågan ”varför blev du konsult” är mitt svar solklart: ”för att slippa alla onödiga interna möten”.

På återseende,
Joacim Järnsta